Eigenleistung dokumentieren: So sichern Sie Fotos, Stundenzettel und Nachweise richtig ab

Wenn Sie selbst bauen, renovieren oder reparieren, zählt jede Stunde, die Sie investieren. Doch ohne richtige Dokumentation ist Ihre Eigenleistung wertlos - egal wie viel Arbeit Sie reinstecken. Banken, Versicherungen und das Finanzamt erkennen sie nicht einfach so an. Sie brauchen konkrete Beweise: Fotos, Stundenzettel und andere Unterlagen. Wer das nicht macht, verliert Tausende Euro - an Fördergeld, Versicherungsleistungen oder Steuervorteilen.

Was genau ist Eigenleistung?

Eigenleistung ist nicht einfach nur „selber machen“. Im rechtlichen und wirtschaftlichen Sinne ist es die selbst erbrachte Arbeit, die ein Unternehmen oder Privatperson in ein Wirtschaftsgut einbringt - also in ein Gebäude, eine Anlage oder eine Einrichtung. Das kann sein: eine neue Küche einbauen, eine Wand abreißen, den Dachboden ausbauen, eine Heizung installieren oder sogar eine Garage bauen. Wichtig: Es muss eine Leistung sein, die sonst ein Handwerker gegen Geld erledigen würde. Und das muss nachgewiesen werden.

Die gesetzliche Grundlage findet sich im Handelsgesetzbuch (HGB), genauer in § 248 Nr. 4 und § 266 Abs. 2 HGB. Dort steht klar: Wenn Sie selbst arbeiten, entstehen dadurch Kosten, die in die Bilanz eingetragen werden müssen. Das nennt man „Aktivierung“. Ohne Nachweis ist die Aktivierung rechtswidrig - und das kann teuer werden.

Warum ist die Dokumentation so wichtig?

Stellen Sie sich vor: Sie bauen eine neue Wohnung aus, arbeiten 400 Stunden selbst und sparen damit 15.000 Euro an Handwerkerkosten. Dann beantragen Sie eine Förderung - und die Behörde sagt: „Kein Nachweis, kein Geld.“ Oder Sie haben einen Wasserschaden, haben die Reparatur selbst gemacht, und die Versicherung zahlt nur die Hälfte, weil Sie keine Fotos haben. Das passiert häufiger, als man denkt.

Die Deutsche Steuerberatervereinigung (DStV) sagt klar: Bei Eigenleistungen über 5.000 Euro sind fotografische und stündliche Nachweise obligatorisch. Andernfalls gilt die Aktivierung als ungültig. Das bedeutet: Sie können die Kosten nicht von der Steuer absetzen, nicht als Eigenkapital bei der Bank einbringen und nicht als Schadensersatz bei der Versicherung geltend machen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Bauherr aus Hamburg hatte 35.000 Euro Eigenleistung dokumentiert - mit 1.200 Fotos, einem digitalen Stundenzettel und allen Materialbelegen. Die Bank hat alles anerkannt. Ein anderer aus Leipzig hatte nur handschriftliche Zettel und keine Absprachen mit dem Architekten. Die Bank lehnte 70 Prozent ab.

Drei Säulen der Dokumentation: Fotos, Stundenzettel, Materialnachweise

Es gibt drei Säulen, die zusammenhalten, was Sie als Eigenleistung geltend machen wollen. Jede einzelne ist notwendig. Keine davon reicht allein aus.

1. Fotos - der visuelle Beweis

Fotos sind nicht „nur ein Bild“. Sie müssen nachweisbar sein. Dafür brauchen Sie:

• Mindestens drei Aufnahmen pro Arbeitsschritt - von vorne, von der Seite, von oben (wenn möglich).
• Datum und Uhrzeit - das muss in den Metadaten der Fotos stecken. Nutzen Sie Ihre Kamera- oder Smartphone-Einstellungen, um die Zeitautomatik aktiviert zu lassen.
• Skalierungselemente - legen Sie eine Münze, ein Lineal oder ein DIN-A4-Blatt daneben, damit man Größenverhältnisse nachvollziehen kann.
• Ortsangabe - wenn Sie die Fotos in der Cloud speichern, benennen Sie die Ordner klar: „Küche_Abbau_2025-03-15“.

Die Deutsche Schadenshilfe und die Berliner Sparkasse betonen: „Ein Foto von einer fertigen Wand sagt nichts aus. Ein Foto vorher, während der Arbeit und danach - das ist der Nachweis.“

2. Stundenzettel - die Zeit als Geldwert

Wie viel Zeit haben Sie investiert? Das müssen Sie genau aufschreiben. Nicht „ich habe ein paar Stunden gebaut“ - sondern:

• Datum
• Arbeitszeit (Start und Ende)
• Art der Arbeit - z.B. „Wand abreißen, Schutt abtransportieren, Betonfundament gießen“
• Arbeitsort - z.B. „Küche, Erdgeschoss“
• Unterstützung durch Dritte - wenn jemand mitgeholfen hat, muss das auch notiert werden

Es gibt keine Vorschrift, dass es handschriftlich sein muss. Digital ist sogar besser. Tools wie Toggl Track, PlanGrid oder Baukind erlauben es, Zeit zu tracken, Fotos direkt anzuhängen und Exporte als PDF zu generieren. Das ist für Banken und Behörden viel glaubwürdiger als ein zerknüllter Zettel aus der Hosentasche.

Der kalkulatorische Stundensatz liegt bei 15 Euro pro Stunde - das ist der Standard für Förderanträge. Das heißt: 100 Stunden Arbeit = 1.500 Euro Eigenleistung. Das ist kein realer Lohn, sondern ein Rechenwert. Aber er ist entscheidend, um die Summe zu berechnen, die Sie geltend machen können.

3. Materialnachweise - was Sie gekauft haben

Wenn Sie eine Wand verputzen, brauchen Sie nicht nur die Zeit, sondern auch die Materialien: Putz, Kleber, Dämmplatten, Schrauben. Dafür brauchen Sie:

• Rechnungen - mit Ihrer Adresse, Datum und genauer Beschreibung der Ware
• Kassenbons - wenn Sie etwas im Baumarkt bar bezahlt haben
• Überweisungsbelege - für Online-Käufe

Die Rechnung muss auf Ihren Namen lauten. Wenn jemand anderes bezahlt hat, müssen Sie eine schriftliche Erklärung abgeben, dass es Ihre Eigenleistung war. Die Sparkasse verlangt das ausdrücklich. Ohne Materialnachweis ist die Eigenleistung nur halb so viel wert - oder gar nicht anerkannt.

Wie viel Eigenleistung wird anerkannt?

Es gibt keine allgemeine Obergrenze. Aber es gibt klare Grenzen, die Sie kennen müssen:

• Fördermittel: Maximal 15.000 Euro Eigenleistung pro Projekt. Der Stundensatz ist auf 15 Euro begrenzt.
• Baufinanzierung: Banken akzeptieren oft bis zu 30 Prozent der Gesamtkosten als Eigenkapital. Aber nur, wenn alles dokumentiert ist.
• Versicherung: Sie können die Reparaturkosten erstatten lassen - aber nur, wenn die Arbeit fachlich korrekt war. Ein Gutachter prüft das.
• Steuer: Sie können die Kosten als Werbungskosten absetzen - aber nur, wenn es sich um ein selbst genutztes Gebäude handelt und die Dokumentation lückenlos ist.

Die Anerkennungsquote bei Banken ist gestiegen: von 54 Prozent 2022 auf 67 Prozent 2025 - vor allem bei digital dokumentierten Projekten. Das heißt: Wer ordentlich arbeitet, hat bessere Chancen.

Was passiert, wenn Sie es nicht dokumentieren?

Die Folgen sind nicht nur ärgerlich - sie sind finanziell schwerwiegend.

• Keine Förderung: Sie verlieren zehntausende Euro an Zuschüssen.
• Keine Finanzierung: Ihre Bank sagt Nein, weil Sie kein Eigenkapital nachweisen können.
• Keine Versicherungsleistung: Sie zahlen die Reparatur selbst, obwohl die Versicherung eigentlich zahlen müsste.
• Steuerliche Nachforderungen: Wenn Sie Eigenleistungen in der Bilanz verbucht haben, aber nicht dokumentieren konnten, kann das Finanzamt die gesamte Aktivierung anfechten - mit Nachzahlungen und Zinsen.

Die Bundesarchitektenkammer hat geprüft: In 62 Prozent der Fälle, in denen Eigenleistungen nicht ordnungsgemäß dokumentiert waren, wurden Finanzierungszusagen zurückgezogen. Das ist kein Einzelfall. Das ist System.

Was Sie jetzt tun müssen

Wenn Sie gerade bauen oder planen, hier ist Ihr konkreter Fahrplan:

1. Definieren Sie die Arbeiten - Was genau werden Sie selbst machen? Machen Sie eine Liste: Küche einbauen, Boden verlegen, Dachrinne montieren.
2. Sprechen Sie mit Ihrer Bank - Fragen Sie: „Wie viel Eigenleistung akzeptieren Sie als Eigenkapital?“ Notieren Sie die Antwort.
3. Wählen Sie Ihre Dokumentationsmethode - Digital oder analog? Digital ist schneller, sicherer, akzeptierter. Nutzen Sie eine App, die Fotos, Zeit und Rechnungen sammelt.
4. Beginnen Sie mit dem ersten Arbeitsschritt - Nehmen Sie sofort Fotos auf, schreiben Sie die Zeit auf, legen Sie die Rechnung ab.
5. Speichern Sie alles zentral - In der Cloud, auf einer externen Festplatte, in einem Ordner mit klarem Aufbau. Nicht auf dem Handy, nicht in drei verschiedenen Ordnern.

Der durchschnittliche Zeitaufwand für die Dokumentation liegt bei 15 Prozent der Arbeitszeit. Mit digitalen Tools sinkt er auf 8 Prozent. Das lohnt sich.

Die Zukunft: Digitalisierung und KI

Die Dokumentation von Eigenleistung wird immer digitaler. Seit Januar 2024 fördert die Bundesregierung Bauherren mit bis zu 500 Euro, die digitale Nachweise nutzen. Die Deutsche Bundesbank akzeptiert seit September 2024 Cloud-Fotos und elektronische Stundenzettel explizit. Die Berliner Sparkasse testet sogar KI, die Fotos automatisch prüft - ob die Arbeit wirklich stattgefunden hat, ob die Materialien passen, ob die Zeit plausibel ist. Der Prozess läuft von 28 auf 9 Tage schneller.

Die Europäische Kommission plant bis Mitte 2025 EU-weite Standards. Das heißt: Was Sie heute dokumentieren, wird morgen auch in anderen Ländern gelten. Die Zukunft ist digital. Und wer jetzt anfängt, hat die Nase vorn.

Was Sie nicht tun sollten

• Nicht warten - Dokumentieren Sie nicht erst, wenn es Probleme gibt. Fangen Sie am ersten Tag an.
• Nicht nur handschriftlich - Zettel verlieren sich. Digitale Nachweise bleiben.
• Nicht nur Fotos - Ein Bild allein reicht nicht. Ohne Zeit und Material ist es wertlos.
• Nicht ohne Absprache - Sprechen Sie mit Architekt, Bank oder Förderstelle, bevor Sie loslegen. Was ist erlaubt? Was wird akzeptiert?

Und vergessen Sie nicht: Fachliche Qualität zählt. Die Versicherungswirtschaft warnt: Schäden durch fachlich ungenügende Eigenleistungen sind in zwei Jahren um 34 Prozent gestiegen. Wer sich nicht auskennt, sollte sich helfen lassen - auch wenn er selbst baut.