Vorbereitung der Verkaufsunterlagen für Immobilien: Die ultimative Checkliste für Verkäufer in Deutschland

Warum Ihre Verkaufsunterlagen den Preis Ihrer Immobilie bestimmen

Stellen Sie sich vor: Sie haben Ihre Wohnung oder Ihr Haus sauber gemacht, die Blumen vor der Tür gestellt, und ein paar Fotos gemacht. Dann legen Sie die Anzeige auf. Zwei Wochen später haben Sie drei Besichtigungen, aber kein Angebot. Warum? Weil Sie die Unterlagen vergessen haben. Nicht die schönen Fotos, nicht die perfekte Stimmung - sondern die Papiere. In Deutschland entscheiden die Unterlagen, ob ein Käufer überhaupt ein Angebot macht. Wer sie nicht vollständig hat, verliert Zeit, Geld und Vertrauen.

Im Jahr 2024 führten fehlende oder unvollständige Dokumente bei fast 40 % aller Immobilienverkäufe zu rechtlichen Streitigkeiten. Die durchschnittlichen Kosten für Nachbesserungen lagen bei über 2.800 Euro. Und das Beste: Ein vollständiger Satz Unterlagen erhöht den Verkaufspreis um durchschnittlich 4,2 %. Fehlt der Energieausweis? Dann kann der Käufer nicht nur Schadensersatz verlangen - er kann den Vertrag auch rückgängig machen. Das hat das Oberlandesgericht Hamm im Mai 2023 bestätigt.

Die fünf unverzichtbaren Dokumente - und was sie wirklich bedeuten

Es gibt fünf Dokumente, ohne die kein Kaufvertrag zustande kommt. Sie sind nicht optional. Sie sind gesetzlich vorgeschrieben. Und sie müssen aktuell sein.

• Grundbuchauszug: Er zeigt, wer der rechtmäßige Eigentümer ist, ob Lasten oder Pfandrechte bestehen, und ob es eine Erbbaurechtsvereinbarung gibt. Er darf nicht älter als drei Monate sein. Wenn Sie ihn zu früh beantragen, ist er beim Verkauf ungültig. Das Deutsche Notarinstitut hat das klar festgelegt. Die Bearbeitungszeit beträgt durchschnittlich 14 Tage - planen Sie das ein.
• Energieausweis: Hier unterscheidet sich viel. Ein Verbrauchsausweis basiert auf den letzten drei Jahren Heizkosten. Ein Bedarfsausweis berechnet den theoretischen Energiebedarf des Gebäudes. Beide sind zulässig, aber der Bedarfsausweis ist oft aussagekräftiger. Wichtig: Er darf nicht älter als zehn Jahre sein. Wer ihn nicht vorlegt, riskiert Bußgelder bis zu 15.000 Euro - bei Bedarfsausweisen sogar bis zu 50.000 Euro. Die Deutsche Energieagentur (dena) hat das in ihrem Leitfaden vom August 2023 klar formuliert.
• Wohnflächenberechnung: Die Fläche muss nach der Wohnflächenverordnung (WoFlV) von 2003 berechnet sein. Keine Schätzung. Keine Eigenrechnung. Kein „etwa 85 Quadratmeter“. Wenn die tatsächliche Fläche um mehr als 10 % von der angegebenen abweicht, kann der Käufer den Kaufvertrag anfechten. Der Bundesgerichtshof hat das im Januar 2021 entschieden. Viele Verkäufer machen hier Fehler - 41 % der Befragten in einer Heimkapital-Umfrage fanden Unstimmigkeiten in ihren eigenen Unterlagen.
• Grundriss: Ein klarer, maßstabsgetreuer Grundriss ist Pflicht. Er sollte im Maßstab 1:50 oder 1:100 erstellt sein. Kein Handzeichnung, kein Foto aus der Wohnung. Ein professioneller Grundriss hilft Käufern, sich vorzustellen, wie sie das Haus nutzen können. Die Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) empfiehlt diesen Standard seit 2022.
• Baubeschreibung oder Bauakte: Diese Unterlagen zeigen, wie das Haus wirklich gebaut wurde - Materialien, Dämmung, Fenster, Heizung. Sie sind besonders wichtig für Einfamilienhäuser. Wer sie nicht hat, muss sie beim Bauordnungsamt anfordern. Die Wartezeit liegt durchschnittlich bei 21 Tagen. 63 % der Verkäufer berichten von Schwierigkeiten, sie zu bekommen. Nutzen Sie Online-Portale: 67 % der Städte ermöglichen jetzt eine digitale Bestellung.

Eigentumswohnung oder Einfamilienhaus? Unterschiedliche Unterlagen, andere Regeln

Nicht alle Immobilien brauchen die gleichen Papiere. Wer eine Eigentumswohnung verkauft, muss mehr als nur die fünf Grundlagen vorlegen.

• Eigentumswohnung: Hier kommen die Dokumente aus der Teilungserklärung dazu. Das ist das Herzstück der WEG. Sie enthält, wer welchen Anteil am Gemeinschaftseigentum hat, wie die Kosten verteilt werden, und welche Regeln für Renovierungen gelten. Ohne Teilungserklärung ist der Verkauf nicht rechtskräftig. Dazu brauchen Sie auch die Abgeschlossenheitsbescheinigung - ein Dokument, das belegt, dass die Wohnung als selbstständige Einheit legal existiert. 58 % der Verkäufer in der Heimkapital-Umfrage gaben an, dass sie diese Bescheinigung schwer beschaffen konnten. Und die Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen. Sie zeigen, ob große Reparaturen geplant sind - etwas, das Käufer genau prüfen.
• Einfamilienhaus: Hier ist die Bauakte entscheidend. Sie enthält die Baugenehmigung, die Baubeschreibung, und oft auch Pläne für Sanierungen. Wenn Sie 2010 eine neue Heizung eingebaut haben, aber keine Belege haben, könnte das später zum Problem werden. Käufer wollen wissen: Ist die Dachdämmung nach 2020? Hat die Fassade eine Wärmedämmung? Ohne diese Nachweise wirkt das Haus unsicher - und der Preis sinkt.

Was bei vermieteten Immobilien anders ist

Wenn Ihre Immobilie vermietet ist, ändert sich die Lage. Der Käufer wird nicht nur das Haus, sondern auch den Mieter übernehmen. Deshalb braucht er mehr Informationen.

• Die letzten drei Nebenkostenabrechnungen müssen vorliegen. Das hat der Bundesgerichtshof im November 2022 klargestellt. Ohne sie kann der Käufer nicht berechnen, wie viel er später an die Mieter weitergeben muss.
• Der Mietvertrag - aktuell und unterschrieben. Keine mündlichen Absprachen. Alles schriftlich.
• Die Mietschuldenfreiheitsbescheinigung vom Mieter. Falls der Mieter Schulden hat, muss der Käufer das wissen. Sonst tritt er in eine Haftung ein.

Im Gegensatz dazu brauchen Sie bei selbstgenutzten Immobilien vor allem Nachweise für Sanierungen. Hat die Küche 2022 erneuert? Dann bringen Sie die Rechnung mit. Hat die Heizung eine neue Pumpe bekommen? Zeigen Sie den Eintrag aus dem Wartungsprotokoll. Diese Papiere zeigen, dass das Haus gut gepflegt wurde - und das erhöht den Wert.

Was Sie sonst noch brauchen - und was nicht

Nicht alles, was Sie haben, muss Sie auch vorlegen. Einige Dokumente sind hilfreich, aber nicht verpflichtend.

• Flurkarte: Sie zeigt, wo Ihr Grundstück liegt und wie es sich zu den Nachbargrundstücken verhält. Sie muss aktuell sein - die Liegenschaftskatasterverordnung schreibt eine Neuaufnahme alle zwei Jahre vor. Aber: Sie ist nur nötig, wenn der Grundriss nicht klar ist oder Grenzstreitigkeiten bestehen.
• Heizungsnachweise: Wenn Sie eine neue Heizung installiert haben, ist der Einbaunachweis sinnvoll. Er ist aber kein Ersatz für den Energieausweis.
• Photovoltaik-Anlage: Wenn Sie eine Solaranlage haben, bringen Sie den Anschlussvertrag und die Einspeisebescheinigung mit. Käufer schätzen das - besonders in Zeiten steigender Strompreise.
• Renovierungsrechnungen: Sie sind kein Muss, aber ein starkes Verkaufsargument. Zeigen Sie, dass Sie investiert haben. Ein Käufer zahlt lieber für ein Haus, das schon modernisiert ist.

Vermeiden Sie es, zu viele Papiere mitzubringen. Ein überladener Ordner wirkt unprofessionell. Konzentrieren Sie sich auf die zwingend notwendigen Unterlagen. Alles andere können Sie bei Bedarf nachreichen.

Wie lange dauert alles - und wie viel kostet es?

Die Vorbereitung dauert zwischen sechs und acht Wochen. Warum so lange? Weil Sie nicht alles gleichzeitig machen können.

• Grundbuchauszug: 14 Tage Bearbeitungszeit. Beantragen Sie ihn als Erstes.
• Energieausweis: 1-3 Tage, wenn ein Sachverständiger verfügbar ist. Kosten: 150 Euro (Verbrauchsausweis) bis 350 Euro (Bedarfsausweis).
• Baubeschreibung: 21 Tage Wartezeit. Online bestellen, wenn möglich.
• Wohnflächenberechnung: 5-7 Tage. Ein öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger (ÖbVI) macht das für 150-300 Euro.
• Teilungserklärung / Abgeschlossenheitsbescheinigung: Bei Eigentumswohnungen kann das bis zu 6 Wochen dauern - besonders wenn die Verwaltung träge ist.

Die Gesamtkosten liegen zwischen 800 und 1.500 Euro. Aber: 72 % der Verkäufer beauftragen einen Immobilienmakler mit der Unterlagenerstellung. Die Kosten betragen durchschnittlich 1.250 Euro - aber die Verkaufszeit verkürzt sich um 42 Tage. Das lohnt sich.

Die Digitalisierung kommt - und was das für Sie bedeutet

Ab 2026 wird das digitale Grundbuch in Deutschland eingeführt. Dann dauert der Grundbuchauszug nur noch 5 Tage. Auch der Energieausweis wird ab 2025 in der neuen ENB-Standarddatei digital vorliegen. Die Deutsche Energieagentur testet bereits seit Oktober 2023 ein Pilotprojekt mit 12 Bundesländern, das die Bearbeitungszeit für Baubeschreibungen um 50 % reduziert.

Doch Vorsicht: Nicht alles, was digital ist, ist auch rechtlich gültig. Das Deutsche Institut für Normung (DIN) warnt: Ohne einheitliche Standards könnten 30 % der digitalen Unterlagen später nicht anerkannt werden. Das bedeutet: Wenn Sie alles digital erstellen, stellen Sie sicher, dass es den offiziellen Formaten entspricht. Fragt den Makler oder den Sachverständigen, ob die Dateien den Anforderungen entsprechen.

Was passiert, wenn Sie etwas vergessen?

Ein fehlender Energieausweis? Der Käufer kann den Vertrag anfechten - und Sie zahlen Schadensersatz. Ein falscher Grundriss? Er kann den Kauf rückgängig machen. Eine alte Baubeschreibung? Dann wird der Käufer vermutlich einen Bauträger beauftragen, um die Werte neu zu berechnen - und das kostet ihn Geld. Und das zieht er vom Kaufpreis ab.

Ein Verkäufer aus Bremen, der im November 2023 seine Wohnung verkaufte, berichtete im Immobilien-Forum: „Ich hatte den Grundbuchauszug nicht rechtzeitig beantragt. Ich verlor drei Wochen - und einen Käufer, der sonst zugesagt hätte.“

Es gibt keine zweite Chance. Wenn die Unterlagen nicht stimmen, verlieren Sie mehr als Zeit - Sie verlieren Vertrauen. Und das ist schwer wiederzumachen.

Die Checkliste - Ihre persönliche To-Do-Liste

Drucken Sie diese Liste aus. Kreuzen Sie alles ab. Machen Sie nichts nach Gefühl. Alles muss dokumentiert sein.

1. Grundbuchauszug beantragen (max. drei Monate alt)
2. Energieausweis besorgen (nicht älter als 10 Jahre)
3. Wohnfläche nach WoFlV berechnen lassen (mit ÖbVI)
4. Maßstabsgetreuen Grundriss erstellen (1:50 oder 1:100)
5. Baubeschreibung vom Bauamt anfordern
6. Bei Eigentumswohnung: Teilungserklärung, Abgeschlossenheitsbescheinigung, Protokolle der letzten drei Eigentümerversammlungen sammeln
7. Bei vermieteter Immobilie: Mietvertrag, drei letzte Nebenkostenabrechnungen, Mietschuldenfreiheitsbescheinigung
8. Alle Renovierungs- und Sanierungsnachweise sammeln
9. Flurkarte prüfen - nur bei Unsicherheiten nötig
10. Alle Dokumente in einem Ordner organisieren - digital und papierbasiert

Starten Sie den Prozess mindestens acht Wochen vor dem geplanten Verkauf. Wenn Sie es früher machen, haben Sie Puffer - und Sie vermeiden Stress.

Was tun, wenn etwas fehlt?

Wenn Sie die Baubeschreibung nicht finden, wenden Sie sich an das Bauordnungsamt. Nutzen Sie das Online-Portal. Wenn die Teilungserklärung verschwunden ist, kontaktieren Sie die Wohnungseigentümergemeinschaft - oft liegt sie beim Verwalter. Bei Zweifeln an der Wohnfläche: Holen Sie einen ÖbVI. Es ist teurer, als Sie denken, wenn der Käufer später reklamiert.

Ein Makler kann Ihnen helfen - aber nicht ersetzen. Er kennt die Fristen, die Behörden, die Formate. Wenn Sie unsicher sind, beauftragen Sie einen. Es ist eine Investition - und keine Ausgabe.